“Mente clara como água”, se você gosta de artes marciais essa frase provavelmente soa familiar. Essa frase referencia um estado de espírito em que um indivíduo tem seu foco máximo e responde aos estímulos externos na forma mais adequada. Portanto, se a resposta for corretamente balanceada, a tarefa em questão é realizada com o máximo de suas capacidades. Para as artes marciais, isso poderia ser a percepção do ambiente e do oponente. Mas, como isso se relaciona com a produtividade?

Mente clara como água: uma meta estratégica para produtividade

O livro Getting Things Done (GTD), de David Allen, propõe uma abordagem administrativa para reduzir o número de pensamentos e preocupações que te distraem ao realizar uma tarefa, seja qualquer que ela seja. No livro, o objetivo “mente clara como água” dentro de um contexto de produtividade, significa ter todos os seus projetos, todas as suas tarefas pendentes, todas as suas ideias, todos os seus lembretes, e literalmente tudo aquilo que possa usar a sua memória, pessoal e profissional, armazenados em um sistema organizado e seguro. Desta forma, as únicas coisas que restam são as ações e, como você não precisa se preocupar com mais nada, pode se concentrar e realizar o seu melhor.

O método é bastante simples e consiste na administração de listas, cada uma com sua finalidade. Parece simples, mas é mais difícil do que parece.

A abordagem

Como você sabe o que deveria estar fazendo agora? Você lista.

Como você sabe o que deve fazer a seguir? Você lista.

Como você sabe quais projetos que está executando? Você lista.

Como você sabe quais projetos gostaria de fazer? Você lista.

Como você sabe quais assuntos pendentes outras pessoas têm com você? Se você pensou “lista”, acertou.

Como você lista tudo? Você para, pensa e coleta.

Como vou listar tudo de uma vez? Não lista.

Arrisco a dizer ser humanamente impossível listar de cabeça todos os projetos, tarefas e assuntos relacionados, e escrever isso no papel de uma vez. A ideia é ter uma grande e tradicional caixa de entrada onde você coloca todos os assuntos com os quais tem que lidar, e então decide qual é a próxima ação - não importa qual sistema você usa, desde que seja confiável e que você saiba que voltará a ele sem esforço. Todas as interações externas (que não partem de você) esperam uma resposta. Se você pode tomar uma decisão no momento, tome. Caso contrário, coloque um registro em sua caixa de entrada.

A caixa de entrada

A caixa de entrada não deve armazenar nada, ela é apenas uma caixa de entrada. O que você decide fazer com seu conteúdo é a grande questão. Existem duas possibilidades para cada registro de entrada, ou você pode ter que executar uma ação física ou não.

Se você não tiver que agir, as possibilidades de listagem são:

• Lixo - livre-se disso;
• Talvez um dia - guarde para o futuro;
• Armazenar - para referência futura.

Se você tiver que agir:

• Faça imediatamente - se a ação demorar menos de 2 minutos;
• Delegar - dê para alguém fazer isso (e liste a pendência);
• Adiar - faça isso mais tarde em algum momento específico ou o mais rápido possível;
• Projetos - relacione em projetos (onde múltiplas ações são necessárias) e detalhe com material de apoio e planejamento.

A próxima ação

A listagem não para por aí. A sacada é tê-las à mão quando você realmente precisar delas. Por exemplo, você conhece aqueles dias em que deixa algo importante ao lado da carteira no dia anterior, para que de manhã não precise se lembrar de pegar antes de sair? É A MESMA IDEIA! É sugerido agrupar sua lista de próximas ações para cada contexto que faça sentido para você. Se você tiver muitos telefonemas a fazer, crie um grupo para chamadas telefônicas e tenha ela acessível nos horários em que você estiver mais disponível para ligar. Use quantos grupos ou listas forem necessários, mas não exagere. De qualquer forma, se o ato de colocar um registro em uma lista ou acessar determinada lista começar a exigir um esforço ou se tornar um pouco complicado, é hora de parar, reavaliar e otimizar sua lista.

O livro diz que uma vez que você se acostuma com seu sistema, no qual agora você já confia, sua mente deixará de lado as preocupações relacionadas às coisas que você deveria ou não deveria estar fazendo. Neste momento, seu foco irá melhorar imensamente, assim como sua produtividade. Esse é um trabalho contínuo que você terá que fazer para manter suas listas organizadas, claras e atualizadas, mas que terá retorno em pouco tempo. Esta foi uma breve visão geral da ideia e dos métodos propostos no livro Getting Things done, que recomendo a leitura.

Foto por Thao Le Hoang no Unsplash

Este texto foi postado originalmente em Simbiose blog.